Verslag Algemene Ledenvergadering 2017

Verslag Algemene Ledenvergadering 2017

Algemene ledenvergadering TVR 30 maart 2017

1. Opening
Bestuurslid Gilbert Koskamp opent de vergadering en heet iedereen welkom. Gilbert heeft van voorzitter Renate Bergsma het verzoek gekregen de vergadering te leiden.

2. Vaststelling agenda/ Ingekomen stukken/mededelingen
De agendapunten staan op de achterwand geprojecteerd. Vergadering kan zich daarin vinden. Er zijn geen aanvullende agendapunten. Er zijn 0 afmeldingen binnengekomen en 4 machtigingen; van Ben Timmerman, IJnze den Hengst, Philip Feenstra en Charlotte Verhofstad.
Mededeling over de banen: er is een nieuwe toplaag aangebracht en de lijnen worden getrokken zodra het weer het toelaat. Er zal niet eerder dan komende dinsdag getennist kunnen worden.

3. Verslag vorige vergadering
Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt goedgekeurd door de vergadering.

4. Jaarverslag bestuur
Elke bestuurslid licht zijn of haar rol toe.
Gilbert heeft het clubhuis en de banen onder zijn hoede. De banen zijn eigendom van de gemeente. Momenteel worden deze opgeknapt. De banen 1 t/m 3 zijn helemaal vernieuwd; baan 4 heeft alleen een nieuwe coating gekregen. Dit duurt echter veel langer dan gepland. Gilbert houdt het onderhoudsbedrijf van de banen strak in de gaten, omdat het onderhoud en reparatie moeizaam gaat.
– De beschadiging van de banen komt door de ondergrond en door de invloed van UV-licht.
– De afwatering van de banen is schoongespoten en oké. De naden van de oude toplaag zijn gerepareerd.
Ritsert is hand- en spandiensten voor het bestuur gaan doen, toen Maarten aangaf door omstandigheden daarvoor te weinig tijd meer te hebben. Wanneer Ritsert door de ALV als bestuurslid wordt gekozen, doet hij de horeca en de feesten. Doelstelling is het verbeteren van de winstmarge van de bar. Het aanbod is veranderd, meer snacks en broodjes en de prijzen zijn wat verhoogd. Verder is er een schema van de bardiensten door de vrijwilligers gekomen. Zij draaien bardiensten op dinsdagavond en zaterdag. De overige dagen wordt door Peter en Dragan gewerkt. Ritsert houdt zich verder bezig met de jeugd en senioren.
Vraag Barrie: waarom is de bardienst op zondag veranderd? Renate: om een frisse verandering te brengen. Tip van Hans: Communiceer helder dat de club op de zondag het hele jaar open is.
Marianne houdt zich bezig met de vrijwilligers en de communicatie.
Renate heeft de ledenadministratie en de incasso’s onder haar hoede en het contact met de tennisschool. Verder onderhoudt zij als voorzitter de contacten met de gemeente. De subsidie van de gemeente voor het vaste personeel wordt stopgezet. Het lopende jaar is een overbruggingsperiode. Renate heeft veel contact met de gemeente en bekijkt welke opties er zijn voor kleinere subsidiepotjes. Daarbij wijst Renate de gemeente steeds op de speciale functie die TVR in de wijk heeft; niet alleen een tennisclub. De inzet van Peter en Dragan blijft voorlopig ongewijzigd. Voor de resterende dagen streeft het bestuur naar meer inzet van vrijwilligers. Een behoorlijk aantal mensen heeft zich al aangemeld voor het draaien van bardiensten.
Vraag: Hoe groot is de subsidie, die vervalt?
Renate: € 40.000. Nu hebben we nog € 14.000 gekregen. We zijn op zoek naar alternatieve inkomstenbronnen. Tips daarvoor zijn welkom!
TVR huurt de banen van de gemeente. De huur hiervan zal omhoog gaan. Met hoeveel is nog niet bekend. Ook de tarieven voor buitensport worden nog vastgesteld. Gilbert is daarover, samen met Ronald van der Lee, in onderhandeling met de gemeente. Doel is om in oktober een contract gesloten te hebben. Voorheen gaf het stadsdeel de subsidie uit; nu ligt dat bij de centrale stad. Om het wegvallen van de subsidie op te vangen is een aantal maatregelen genomen, zoals een contributieverhoging.
Jan Willem is penningmeester. Hij licht de jaarrekening toe.

5. Jaarrekening 2016
Het jaar 2016 was een redelijk jaar. Er is voldoende winst gemaakt. Het bedrag bij de kas is wat hoger, omdat deze pas op 1 december is afgestort. Verder is de post crediteuren lager ivm de aanschaf van het nieuwe kassasysteem. De helft daarvan is betaald. De andere helft is gereserveerd.
Winst- en verliesrekening: het netto resultaat van de bar is fors lager. De inkoop voor de kantine is flink gestegen, maar de marge is teruggelopen. De subsidie is geboekt op de kantine, omdat deze voor de betaling aan Dragan en Peter is. Het eigen vermogen is een buffer voor de toekomst, ook omdat de loonkosten van Peter en Dragan betaald worden uit de baromzet.

6. Deurbeleid en alcoholbeleid
De afspraak dat er niet eerder dan om 14.00 uur alcohol geschonken wordt, blijft gehandhaafd. Dat geldt ook voor toernooien.

7. Benoeming bestuursleden en kascommissie
Ritsert wordt met algemene stemmen tot nieuw bestuurslid gekozen. Renate en Gilbert worden voor een 2e termijn gekozenen.
Ronald van der Lee en Marieke Bous hebben als leden van de kascommissie de stukken gecontroleerd. Zij hebben geen bijzonderheden aangetroffen. De administratie is overzichtelijk en in orde. De kascommissie adviseert om het bestuur decharge te verlenen. De ALV stemt daarmee in.
Het bestuur bedankt Ronald en Marieke voor hun werk en vraagt hen beiden om het komende jaar weer de kascommissie te willen vormen. Dat willen zij.

8. Begroting 2017
Jan-Willem licht de begroting toe. De post lidmaatschap is gestegen door de verhoging van de contributie. Het netto resultaat van de kantine zal lager uitvallen door het verminderen van de subsidies. De huur van de kantine en de banen is hoger begroot door de aangekondigde huurverhoging. Dit zal gaan via een zgn instroomregeling. De post Investeringen behelst een terrasverwarming, een container voor opslag van materialen en een verwachte eigen bijdrage voor de vervanging van de koeling in de kantine.
Maarten vraagt of, zodra de bedragen van de subsidies en de huurverhoging bekend zijn, het bestuur een aantal scenario’s wil schetsen en de leden daarover wil informeren. Het bestuur zegt dat toe.
De ALV keurt de begroting goed.

9. Rondvraag
● Agaath vraagt of de vrijwilligers achter de bar in staat zijn haar te helpen als zij valt op de baan, en of zij een defibrillator (AED) kunnen bedienen.
Het bestuur zegt toe voor de vrijwilligers een avond over sociale hygiëne en het gebruik van een AED te organiseren. Daan biedt aan de vrijwilligers op te leiden op het gebied van EHBO.
● Floris vraagt of de regeling tussen First Point en Adja stand houdt als één van beiden stopt. Ritsert laat weten dat alles goed op papier staat.
● Marieke vraagt of de discussie over First Point en Adja nu gesloten kan worden. De ALV stemt daar met applaus mee in.
● Rob vraagt of er voortaan een microfoon gebruikt kan worden bij de ALV. Het bestuur kijkt daarnaar.
● Veronique vertelt dat haar 2 kinderen tennisles krijgen en s‘middags geregeld met mensen op het terras geconfronteerd worden, die veel te veel gedronken hebben. Dat heeft zelfs een paar keer tot ruzies geleid. Zij spreekt haar zorg daar over uit. De ALV herkent haar zorg daar over. Er worden suggesties gedaan om:
– elkaar aan te spreken op dronken gedrag
– niet meer te schenken aan dronken mensen
– later dan 14.00 uur te alcohol te gaan schenken
– de prijzen te verhogen
Het elkaar aanspreken wordt algemeen onderschreven als belangrijk, maar ook heel lastig. Het bestuur onderzoekt hoe de vrijwilligers achter de bar daarin een rol kunnen krijgen. Het is beleid dat mensen tijdens hun bardienst geen alcohol drinken.
● Steffen vraagt wat de club kan doen tegen overlastgevende jongeren achter baan 4. Er wordt gescholden en zijn leerlingen worden bespuugd. Het bestuur neemt hierover contact op met de wijkagent.
● Lammert vraagt of er weer een uitwisseling met Rotterdam georganiseerd kan worden. Hij pakt dat samen met Ronald op.
● Barrie vraagt of een deel van het budget van hapjes op vrijdagavond/tossavond voor de zondagavond beschikbaar gesteld kan worden. Het bestuur kijkt daarnaar.

Gilbert sluit de vergadering.

(c) TVR Amsterdam