Verslag Algemene Ledenvergadering 2016

Algemene ledenvergadering TVR 31 maart 2016

1. Opening
Bestuurslid Maarten van Berckel opent de vergadering en heet iedereen welkom. Maarten heeft van voorzitter Dominique Koot het verzoek gekregen de vergadering te leiden.

2. Vaststelling agenda/ Ingekomen stukken/mededelingen
De agendapunten staan op de achterwand geprojecteerd. Vergadering kan zich daarin vinden. Floris heeft de suggestie gedaan om stroomverbruik met zonnepanelen te compenseren en vraagt of er iets met groene dakbedekking gedaan kan worden. Ronald heeft gesuggereerd om naast toernooien en feestjes ook misschien weer uitjes te organiseren, vergelijkbaar met die van Rotterdam. Maarten stelt voor dat in de rondvraag terug te laten komen. Officiële afmelding van Marianne Feenstra en Bea en Marieke Bous.

3. Verslag vorige vergadering
Er zijn geen tekstuele opmerkingen. Het verslag wordt goedgekeurd door de vergadering. Uit het verslag blijkt dat het bestuur beloofd had zich in een volgende bestuursvergadering bezig te houden met het aanbod aan etenswaren in de kantine. Renate legt uit dat er o.a geëxperimenteerd is met andere tosti’s en appeltaart. Dat was geen succes vooralsnog. Ook gaat ze in op het punt van vrijwilligers voor de bar. Er is gesproken met de actiefste vrijwilligers over hoe het gaat en men had het gevoel dat het zo goed ging. Er blijft gelet worden op de voortgang bij de vrijwilligers, of de last niet her en der te zwaar is en er worden ook onder de nieuwe leden voortdurend nieuwe vrijwilligers geworven. Gilbert komt over de stand van zaken als scheidingsnetten en terrasverwarming te spreken bij de bespreking van de Begroting 2016.

4. Jaarverslag bestuur
Traditioneel licht elk bestuurslid een enkel punt uit zijn of haar portefeuille toe: Do is blij dat de overdracht naar Renate van haar belangrijkste taken dit jaar is afgerond. Gilbert vertelt over de inspectie van de NVWA. Op een paar minimale onderdelen na, was alles prima in orde. De banenreparatie is misgegaan in de herfst met het bedrijf dat in opdracht van de gemeente de reiniging doet. Gilbert is bezig met nieuwe afspraken daarover. Renate meldt dat we nu 650 leden hebben ipv 600 en dat we goed in de gaten zullen houden of er nog steeds daarmee genoeg ruimte is om te reserveren en te tennissen. Maarten meldt dat met de tennisschool een contract voor onbepaalde tijd wordt afgesloten. We zijn blij hoe het gaat met FirstPoint. JanWillem neemt zijn verslag mee naar punt 5. Maarten vraagt of er nav deze rapportage nog vragen en/of opmerkingen zijn. – Ben vraagt naar de reparatie van de banen, want duidelijk is dat er nog veel moet gebeuren en of er genoeg communicatie is met de gemeente. Gilbert legt uit dat er wel degelijk heel veel communicatie is met de gemeente. – Inge vraagt over de afspraken met Adja. Ze is van mening dat er veel irritatie over bestaat en dat de afspraken niet nageleefd worden. Maarten legt uit dat we de regels opnieuw voor Adja op papier aan het zetten zijn. Do geeft aan dat we ze dan ook op de website zullen zetten. Zodat het voor Adja, de tennisschool EN de leden helder en inzichtelijk wordt. Doel is dat er naar verwezen kan worden en de regels goed gehandhaafd kunnen worden. – Ellen heeft een vraag over het aantal leden. Kunnen er dan toch nog leden bij nu? Nee. Er is een ledenstop weer en er wordt ook nog geen nieuwe wachtlijst opgezet, omdat er nu toch weinig ruimte is / komt. Pas rond juni.

5. Jaarrekening 2015
Via deze mooie brug van verleden naar toekomst, gaan we over tot punt 5. Jan Willem geeft uitleg over de jaarrekening 2015. Over het algemeen een iets minder goed jaar, maar dat kan te maken hebben met een slechtere zomer, dat de kantine dicht was in januari en februari en dat er geen oudjaar- en nieuwjaarsborrel was dat jaar. De geringe terugloop was uitstekend op te vangen met ons eigen vermogen. Ronald vraagt of de inkomstendaling van de kantine invloed heeft op de prijzen van de consumpties. Het antwoord van het bestuur is, dat in verband met de hogere inkoopprijzen en al tijden dezelfde verkoopprijs, er inderdaad een plan is om iets met de consumptieprijzen te doen. Dit zal verder besproken worden bij de begroting. De kascommissie in persoon van Sita meldt dat er geen bijzondere dingen zijn aangetroffen. Alleen is de manier van omschrijven iets aangepast zodat het duidelijker werd. Verder geen opmerkingen. Complimenten. De kascommissie adviseert om het bestuur decharge te verlenen. De ALV stemt daarmee in. Extra toelichting: de verantwoordelijkheid voor de jaarrekening lag bij Jan Willem en de praktische uitvoering bij IJnze. Waarvoor enorme dank! Jan Willem overhandigt IJnze iets namens het bestuur.

6. Kassasysteem en ledenpassen
Gilbert vertelt over het nieuwe kassasysteem dat binnenkort ingaat. Dit heeft een gemakkelijk touchscreen en er komt snel een gezamenlijke uitleg voor de medewerkers en de vrijwilligers. Aan het kassasysteem worden ook de nieuwe ledenpassen gekoppeld. Deze worden zonder foto en krijgen een extra functie als betaalpas. Daarover komt tzt een uitgebreide mail. Daarin wordt ook uitgelegd wat er gebeurt als je de pas kwijtraakt bijvoorbeeld.
7. “Deurbeleid” en aanscherping alcoholbeleid
De regels over hoe zich te gedragen op de tennisbaan en in de kantine worden aangescherpt op de website gezet zodat die ook voor iedereen helder zijn. Het huidige reglement is daar al op te vinden. Het bestuur heeft besloten dat er pas na 14.00 uur alcohol geschonken mag worden. Dat geldt voor alle dagen inclusief de toernooien en gaat in per 1 april 2016.

8. Nieuw bestuurslid, voorzitter en lid kascommissie
Marianne Feenstra wordt door het bestuur voorgedragen als nieuw bestuurslid. Het voorstel is tevens om Renate te benoemen tot de nieuwe voorzitter van TVR. De leden stemmen in. Hierna volgt afscheid Do. Ze krijgt een cadeau van het bestuur overhandigd door Renate en alle aanwezigen gaan vervolgens naar buiten voor een groepsfoto met Do als middelpunt. Sita stapt na twee jaar uit de kascommissie. Marieke blijft en Ronald stelt zich kandidaat. Waarop goedkeuring van de leden.

9. Begroting 2016
Een voorstel van het bestuur is om de prijzen van de consumpties in de kantine te verhogen. Fris 0,10. En de bierprijzen krijgen een verhoging van 0,20 in verband met de hogere inkoop van de fusten onder andere. De speciaal-bierprijzen en de wijnen gaan ook 0,20 omhoog. Deze nieuwe prijzen vormen een belangrijk aandeel in de nieuwe begroting die Jan Willem toelicht. Verder komt ter sprake: – de post speciale acties die verhoogd is. Bij speciale acties moeten we denken aan wat de buurt organiseert of de gemeente, een eventuele samenwerking met de Survivors, een uitwisseling met andere clubs etcetera. – nieuwe investeringen als tussennetten: het bestuur heeft dit eerder aangekaart bij de gemeente, maar er kwam geen goedkeuring voor toentertijd. Inmiddels is er een deur opengegaan bij de gemeente, omdat het vastgekoppeld wordt aan eventuele nieuwe lichtmasten. De gemeente staat inmiddels toe een net te spannen tussen baan 2 en 3. Een van de eisen van de gemeente is, dat het net elke avond na sluitingstijd wordt opgeborgen in een hoes. De gemeente zou de ophanging bekostigen. De verdere losse onderdelen zal TVR zelf moeten bekostigen. Er is echter nog niets rond en beklonken, het proces hierover is in volle gang. De scheidsrechterstoel uit deze begroting is besteld, maar nog niet geleverd. De kwestie terrasverwarmers was eerder afgeserveerd, maar door positieve en gunstige ontwikkelingen in deze infraroodgestuurde en temperatuurgestuurde verwarmers worden zij weer opnieuw overwogen. Een snelle berekening leert ons, dat het qua stroomverbruik slechts EUR 175,- meer per seizoen zou kosten (de winter niet meegerekend). Het plan om vaste banken buiten neer te zetten: het mag van de gemeente, mits we in de winterstop de banken wegbergen. De opslag: het oorspronkelijke hok barst uit alle voegen. Er zijn tekeningen gemaakt door Gilbert over nieuwe opties voor een opslag en hij is er nog volop over in gesprek met de gemeente en de omwonenden. Wel licht hij een tipje van de sluier op: het wordt vermoedelijk een groene zeecontainer naast het clubhuis. Met de gemeente zijn de locaties onderzocht en zij hebben gevraagd om verdere uitwerking. Ze vragen ook om het benadrukken van een tijdelijk karakter. Het nieuwe kassa- en ledenpassysteem en de daklichten staan nog gewoon in de begroting. Maarten vraagt of er vragen zijn omtrent de begroting. Vraag Sascha: het ging altijd om tussennetten tussen lesbaan 4 en baan 3. Gilbert antwoordt dat dat helaas geen optie is. De gemeente wil geen eigen masten die we daarvoor zouden moeten neerzetten. Er komt alleen een akkoord voor netten die via de al bestaande masten gaan. Sascha oppert ook dat de hekken echt omhoog moeten. En hij wil graag dat er met de Survivors gepraat wordt over hun gebruik van de oranje harde ballen. Deze zijn levensgevaarlijk. Wordt genoteerd, maar is eigenlijk een rondvraagkwestie. Vraag Gert: hoe zit het met het eigen vermogen van TVR, moeten we niet oppassen dat die te hoog wordt? En hoe zit het met het verschil van EUR 4000,- in personeelskosten en de daaraan gekoppelde subsidie van de gemeente? Antwoord Jan Willem over het teveel aan subsidie ontvangen: dit wordt verrekend met de aanvraag van de subsidie volgend jaar. Er komt een aanvullend antwoord van IJnze aangaande het vermogen: met dit vermogen kunnen we meerdere jaren doordraaien met personeelsleden Dragan en Peter. Maarten licht toe dat het bestuur het vermogen zeker in de gaten houdt. Piep wijst het bestuur er op dat de kwestie van de duurzamere bank nog opvolging moet krijgen. Dat moet inderdaad nog gebeuren en Jan Willem zegt deze taak op zich te nemen. Ben snapt de prijsverhoging van de consumpties niet als je bedenkt dat we met een te groot vermogen kampen en ook dan zeker te dicht tegen de BTW-grens komen. Er volgt een kleine discussie hierover of dat al dan zo is en Maarten vraagt Ben met een tegenvoorstel te komen. Ben stelt voor frisdranken niet te verhogen, biodrankjes tegen inkoopprijs te verkopen en de alcoholische dranken met 0,10 te verhogen. ALV stemt voor het voorstel van Ben en deze wordt door bestuur overgenomen.

10. Rondvraag
Sita vraagt zich af hoe jaarlijks de toernooidata worden bepaald? Renate legt uit dat deze al jaren hetzelfde zijn, rond hetzelfde weekend, feestdagen en vakanties in acht nemend. Wel is er vroeger ooit geprobeerd op zaterdag een toernooi te organiseren, maar dat was niet voor herhaling vatbaar. De data stonden al op de website voor de opening van het seizoen en zijn rondgestuurd in nieuwsbrief van 7 maart j.l. Rob wil graag dat het bestuur aandacht schenkt aan de nieuwe leden om ze meer te betrekken bij de club. Het bestuur zegt dat te doen. Ronalds voorstel voor nieuwe uitjes is inmiddels behandeld.

Maarten sluit vervolgens de vergadering en nodigt alle aanwezigen uit voor de wijnproeverij.

(c) TVR Amsterdam