Verslag Algemene Ledenvergadering 2014

 Verslag Algemene Leden Vergadering 27 maart 2014

 Aanwezig Bestuur: Dominique Koot (voorzitter), Renate Bergsma, IJnze den Hengst (penningmeester), Ronald van der Lee (secretaris) en Floris van der Kleij

 

Stemgerechtigde leden:26 (exclusief 5 bestuursleden)

 

1 Opening

Dominique (voorzitter) opent de derde Algemene Leden Vergadering (ALV) en heet iedereen welkom. IJnze zal op haar voorstel de vergadering leiden, en stelt de andere leden van het bestuur voor. Een dankwoord wordt uitgesproken aan de actieve leden en vrijwilligers voor toernooien, feesten en online diensten, aan de barmedewerkers Peter en Dragan, en aan de tennisschool TFP.

 

  1. Mededelingen, vaststellen agenda en ingekomen stukken

De agenda wordt vastgesteld. Er is een briefje met 3 voorstellen ingekomen van Kotana. Die worden bij de rondvraag behandeld. Aansluitend aan de vergadering zal weer een wijnproeverij plaatsvinden.

 

  1. Vaststellen verslag van de ALV van 21 maart 2013

De tekst van het verslag wordt akkoord bevonden en vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag en jaarrekening 2013, verslag kascommissie, decharge bestuur

IJnze blikt terug op het afgelopen jaar waarin TVR verder is geprofessionaliseerd en gedigitaliseerd (online reservering van banen, laddercompetitie). Dominique heeft weer veel werk gehad met de ledenadministratie en de toestroom van nieuwe leden, dat een succes kan worden genoemd. Renate kijkt tevreden terug op de toernooien en feesten en de inzet van een aantal vrijwilligers. Zij zal het beheer van de website gaan doen. Ronald is blij dat na lang ambtelijk gehannes het huurcontract van de kantine is ondertekend en de horecavergunning is verleend. Floris heeft zich bezig gehouden met het onderhoud van de banen en de kantine(-inrichting), waar de mooie zonwering is aangebracht.

Over de jaarrekening 2012 geeft IJnze een toelichting op het eigen vermogen, de inkomsten en uitgaven en de voorgestelde investeringen in de vereniging. Er is een aardige buffer opgespaard, mede door de welkome subsidie van het stadsdeel, maar tegelijkertijd zijn investeringen hard nodig. De resultaten van de kantine-omzet zijn licht positief. Diverse uitgaven zijn gedaan voor de aanschaf van een defibrillator, nieuwe geluidsboxen, zonwering, en een TV.

Door enkele leden worden vragen gesteld over de het (netto-) resultaat van de kantine en de (looptijd van de) subsidie (Chris, Lammert, Charlotte, Maarten). Dominique en IJnze lichten toe dat de subsidie voor 2014 al is toegekend, maar voor 2015 nog niet zeker is. Zonder subsidie zouden de alle kosten (inclusief het inlenen van Peter en Dragan) net gedekt kunnen worden; mocht dat nodig zijn dan kan er in de toekomst worden gekeken naar de consumptieprijzen en de hoogte van de contributie. Het is zaak om de goede relatie met het stadsdeel en het buurtbelang van TVR te continueren.

 

Kotana vraagt of er wel wordt gekeken of de administratie in orde is. Erica en Barbara hebben als kascommissie de jaarrekening gecontroleerd en akkoord bevonden. De ALV keurt de jaarrekening 2012 goed en verleent het bestuur decharge. Erica en Barbara worden zeer bedankt voor hun inzet bij de kascontrole van 2012 en 2013. Zij geven aan dat zij van mening zijn dat de kascommissie niet langer door dezelfde personen dient te worden bemand.

 

 

  1. Benoeming nieuwe bestuursleden en leden kascommissie

Dit en volgend jaar zullen er wisselingen in het bestuur plaatsvinden i.v.m. de statutaire termijn. Zo zullen in 2015 Dominique en IJnze uittreden. Wegens de wenselijke continuïteit gaan Floris en Ronald nu het bestuur verlaten. Zij worden met een cadeau bedankt voor hun inzet voor de vereniging, zoals het onderhoud van de banen, de kantine-inrichting, huurcontracten en vergunning.

 

Het bestuur heeft Maarten en Gilbert bereid gevonden om tot het bestuur toe te treden. N.a.v. vragen over de procedure (Charlotte, Zlatko) geeft het bestuur aan dat zij nu 2 prima kandidaten voordraagt, en dat is conform de statuten. De mogelijkheid die de statuten óók bieden en in de uitnodiging voor de ALV is gemeld, n.l. dat 1/20e van de stemgerechtigde leden een andere kandidaat kan voordragen, is niet door de leden benut. Kortom, er is geen keuzemogelijkheid tussen verschillende kandidaten. Het voorstel om Maarten en Gilbert te benoemen tot bestuurslid wordt door de ALV unaniem aangenomen; zij nemen plaats achter de bestuurstafel.

De ALV benoemt Rob en Sita tot leden van de kascommissie.

 

  1. Toelichting geplande investeringen 2014, o.a. herinrichten kantine

Toegelicht wordt dat de door het bestuur voorgestelde investeringen betreffen: ongeveer 5.000 voor beveiliging, 4.000 voor de vloer van de kantine, en 24.000 voor het flexibeler kunnen gebruiken van de inrichting van het clubhuis. Een en ander in onderlinge samenhang uit te voeren.

De beveiliging moet beter want helaas wordt er (te) vaak ingebroken of een poging daartoe. Daaraan danken we een nieuwe televisie, maar dat is natuurlijk niet de bedoeling. De vloer, met name bij de ingang, is aan vervanging toe. De vergadering geeft hiervoor mandaat conform het voorstel van het bestuur.

Bedoeling van de herinrichting is – zoals Floris in een presentatie laat zien – om het clubhuis voor meerdere “scenario’s” (rustige doordeweekse dag, feest, toernooi, mooie zomeravond, gesloten) geschikt te maken. Zo zitten in het concept meubels die flexibel in hoogte verstelbaar zijn, en binnen en buiten kunnen worden gebruikt. Ook voorziet het concept in “radiatorbanken”. Het bargebied wordt niet veranderd. Ook worden een nieuw logo op het raam, en nieuwe letters aan de buitengevel aangebracht.

Vele vragen worden gesteld, o.a. over de (on) mogelijkheid om meubels snel naar binnen en naar buiten te vervoeren. Opgemerkt wordt dat de kaartclub nauwelijks meer gebruik maakt van het clubhuis, zodat daarmee bij de herinrichting geen rekening hoeft te worden gehouden.

Afgesproken wordt dat uit de leden een commissie wordt samengesteld die Gilbert – als verantwoordelijk – bestuurslid ondersteunt bij het verder uitwerken van het programma.

De vergadering geeft hiervoor mandaat van 24.000 euro conform het voorstel van het bestuur.

 

  1. Begroting 2014

De ALV geeft het bestuur mandaat voor de geplande investeringen, en keurt de voorgestelde begroting voor 2014 goed.

 

  1. Rondvraag en sluiting

Kotana heeft een drietal suggesties schriftelijk ingebracht. Aan zijn suggestie om een commissie controle financiën in te stellen is al voorzien door een kascommissie. Het verhogen van het hek aan de straatzijde is een zaak van het stadsdeel en daar bestaan bezwaren tegen. Desalniettemin zal het bestuur dit punt nog eens bij het stadsdeel aankaarten. Interessant is de vraag wie verantwoordelijk is als door een bal op de straat een ongeluk(je) gebeurt. De mogelijkheid tot het organiseren van een nachttoernooi (zaterdag 19-23) zal ook worden bekeken.

Het bestuur wordt gevraagd naar de mogelijkheden van terrasverwarming. Dat is moeizaam (milieu) en vereist waarschijnlijk een vergunning

Van de rondvraag wordt verder geen gebruik gemaakt. De voorzitter sluit de vergadering en Dominique nodigt allen uit deel te nemen aan de wijnproeverij.

 

 

Amsterdam, april 2014

 

 

IJnze den Hengst                                                                                    Ronald van der Lee/Maarten van Berckel

voorzitter                                                                                                    notulist

 

 

 

(c) TVR Amsterdam