Verslag Algemene Ledenvergadering 2015

Algemene Ledenvergadering Tennisvereniging Rivierenbuurt, d.d. 31 maart 2015.

 

  1. Opening door de voorzitter.

 

Dominique Koot opent de vergadering en verzoekt IJnze den Hengst de vergadering verder praktisch voor te zitten. Aldus geschiedt.

 

  1. Mededelingen, vaststellen agenda en ingekomen stukken.

 

Er zijn geen mededelingen.

IJnze stelt voor de agendapunten begroting en benoeming bestuur om te wisselen zodat eerst over de begroting gesproken kan worden en daarna over de bestuursverkiezing. Aldus wordt besloten.

  • Binnengekomen mail van Steffen Buskens: ‘ Ik had voor de ledenvergadering van aanstaande dinsdag nog een aantal punten:
    • Niet op de tennisbaan zonder sportkleding/schoenen.

Ik zie af en toe mensen op de baan tennissen in casual kleding, of dan wel zonder sport/tennisschoenen aan. Ook zie ik deze leden zo nu en dan verschijnen bij mij op les. Zowel jeugd als volwassenleden. Graag zou ik willen zien dat hier regels voor komen. Bv: Alleen met sportkleding/sportschoenen toegang tot de tennisbaan.

Onze succesvolle jeugddag van vorig jaar herhalen, alleen dit keer net voor de grote schoolvakantie op 27 juni? Was het idee van Maarten van Berckel en mij.’

 

  • Binnengekomen mail van Anita van Amerongen:

‘Mijn 2 agendapunten voor vanavond zijn:

  • Een gezonde kleine kaart. Onder andere broodjes gezond en een paar andere belegde pistolets, betere tosti’s, daarnaast salades, soepjes en een wisselende fruitsalade. Ook pleit ik voor verantwoorde limonade op de woensdagmiddag (in kannen op tafel) en hand fruit.
  • Voorstel vrijwilligersbeleid: Alle leden betrekken bij de bardiensten. Bij veel tennisverenigingen draaien alle leden een paar bardiensten per seizoen. Vaak is zo’n dienst 3 of 4 uur. Sommige verenigingen hanteren de regel dat een verenigingslid zijn of haar bardienst kan afkopen tegen een bepaald bedrag. Mocht deze aanpak van inzet van alle leden worden gehanteerd, dan is het nodig om een barcommissie te benoemen; zij zijn nodig om het barpersoneel te begeleiden. Ik denk dat je met deze aanpak meer leden betrekt bij de club, wat het open karakter van de club zal bevorderen. Het zou zo goed zijn wanneer we op toernooien, vergaderingen en feesten een groter aantal leden zien in de toekomst.’

 

Het bestuur geeft aan deze punten in de eerstvolgende bestuursvergadering te bespreken; de leden gaan daar mee akkoord.

 

 

  1. Vaststellen verslag van de algemene ledenvergadering van 27-03-2014.

 

De ledenvergadering keurt het verslag goed.

Naar aanleiding van het verslag komen de volgende punten nog aan de orde:

-scheidingsnetten tussen de banen

-terrasverwarming

Bestuur geeft ook hier aan deze punten op een volgende bestuursvergadering te bespreken.

 

  1. Jaarverslag van het bestuur.

 

Elk bestuurslid heeft een korte toelichting gegeven op zijn/haar portefeuille.

In aanvulling hierop wordt aan Gilbert Koskamp de vraag gesteld hoe het zit met tussennetten op de banen. Gilbert antwoordt dat het stadsdeel het niet wil, omdat men geen losse materialen op de baan wil in verband met vernieling.

Geconstateerd wordt dat de banen aan vernieuwing toe zijn. Gilbert geeft aan dat het stadsdeel de banen waarschijnlijk binnen de komende twee jaar gaat renoveren.

 

  1. Jaarrekening 2014; verslag kascommissie; decharge bestuur.

 

De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en in orde bevonden. De kascommissie heeft twee opmerkingen:

1) de contributie-inkomsten wijken af van de prognose en zij vraagt zich af waar dat aan kan liggen. Dominique legt uit dat het lastig reguleren is wat betreft de incasso van de contributie. De incasso geschiedt wel eerder dan dat de begroting wordt vastgesteld, maar er zitten door storno’s en dergelijke meerdere rondes aan vast. Na enige discussie hierover wordt gesuggereerd om de incasso eerder in het jaar (bijv. januari) te laten geschieden; daar zal het bestuur zich verder over buigen.

2) de marge op de kantineomzet is gedaald ten opzichte van vorig jaar. Dit had het bestuur ook geconstateerd, maar kan niet precies de oorzaak daarvoor aanwijzen. Het wordt in de gaten gehouden door het bestuur.

 

De kascommissie stelt voor het bestuur decharge te verlenen. De leden gaan hiermee akkoord.

 

  1. Verbouwing en herinrichting kantine.

 

Gilbert licht met veel enthousiasme de verbouwing van de kantine toe. IJnze vult aan wat betreft de begroting en de uiteindelijke kosten.

Met de ledencommissie is overleg geweest over de aanpassingen van de kantine. Mede op grond van dit overleg is besloten om de aanpak uit te breiden met onder andere de vervanging van het plafond om tot een uitstraling te komen met een eenheid van materialen.

Dit, en enige andere aanpassingen, heeft geleid tot een overschrijding van 4925 euro ten opzichte van het budget. Sommige andere uitgaven bleken lager dan het budget. Dit geldt met name voor de beveiliging en de vloer. Hierdoor kwam budget vrij voor andere investeringen, zoals de LED-verlichting. De totale kosten zijn in feite hoger dan het bedrag van 38.892 euro. Het meerdere (ca. 5900 euro) wordt gesponsord door Ssse / OvO associates, architects. Wel vraagt dit bureau vergoeding voor het tekenwerk dat nodig was voor de uitvoering van de meubels, en dat door een van zijn medewerkers is gedaan. Dit bedrag van 1400 euro, en nog enkele posten zoals de vitrine, uitbesteden van lakwerk van de meubels, financieren we door de behandeling van de vloer een paar jaar uit te stellen, en dat budget te gebruiken voor de kantine. Uiteindelijk blijft er dan een overschrijding van het budget uit 2014 staan van 2829 euro.

Het bestuur verzoekt de ledenvergadering hiermee akkoord te gaan op grond van de volgende overwegingen:

  1. het eindresultaat van de verbouwing heeft geleid tot een zeer goede uitstraling van de kantine waar de club nog jaren plezier van zal hebben
  2. de financiën van de club laten de extra uitgave gemakkelijk toe. Voor het resterende vermogen heeft het bestuur thans geen bestemming
  3. de bedrijfsvoering van de club leidt door de extra uitgave geen enkel risico.

De ledenvergadering gaat hiermee unaniem akkoord.

 

Aan het project is door heel wat leden een vrijwilligersbijdrage geleverd. Al de uren die Gilbert heeft gewerkt aan en in  de  kantine beschouwt hij als vrijwilligerswerk. Verder hebben een bijdrage geleverd in werk en/of deelname aan de ledencommissie: Sacha, Rob, Sita, Nanno, Ritsert, Bernard, Ronald, Mark, Kotana, Peter Uitzinger, Piers, Piep, Charlotte, Jan Willem, Ben, Do, Renate, IJnze, Maarten, Ben Buhl (elektricien), Pierre (compagnon Gilbert), Petra (echtgenote van Gilbert).

Tot slot kan nog worden gemeld dat Gilbert en Pierre van  Bureau Ssse / OvO het project, dat vorig jaar is gestart  op basis van de ideeën van Floris,  met enthousiasme en plezier hebben uitgewerkt, de productievoorbereiding heeft gedaan, en het werk heeft uitgevoerd.

Het bestuur zegt grote dank tegen alle vrijwilligers en Ssse / OvO associates, architects!

Het bestuur biedt alle vrijwilligers een groepstennisles bij First Point aan. Gilbert zal dit samen met Steffen organiseren.

 

  1. Begroting 2015.

 

De ALV keurt de begroting goed.

 

De rol van voorzitter van de vergadering wordt door Maarten van             Berckel overgenomen.

 

  1. Benoeming nieuwe bestuursleden en herbenoeming leden kascommissie.

 

Dominique Koot wordt herbenoemd door de ALV. Jan Willem Boon is voorgedragen door het bestuur als vervanger van penningmeester en bestuurslid IJnze den Hengst. De ALV benoemt Jan Willem. De ALV bedankt IJnze voor zijn grote inzet voor TVR.

(Her)benoeming kascommissie: Sita Huizinga gaat akkoord. Rob Vilders is wegens ziekte afwezig en onbekend is of hij herbenoemd wil worden. Marieke Bous stelt zich verkiesbaar als (reserve)lid kascommissie. Zij wordt met algemene stemmen gekozen.

 

In de rondvraag komen geen nieuwe onderwerpen aan de orde.

 

 

 

  1.   Sluiting van de vergadering.

 

De voorzitter bedankt alle leden voor hun komst en inbreng, en sluit de vergadering.

 

De leden worden uitgenodigd deel te nemen aan de wijnproeverij die door Sacha Bruisten van Cru Exceptionelle is opgezet, en door Dominique en Charlotte wordt gelardeerd met hapjes.

 

 

Amsterdam, 19 mei 2015

 

 

IJnze den Hengst                                                            Renate Bergsma

voorzitter vergadering                                                    secretaris/notulist

 

 

Maarten van Berckel

nieuwe voorzitter vergadering

 

(c) TVR Amsterdam